Es la herramienta que contiene toda la información disponible del niño y la comparte con todos los integrantes del núcleo del proceso educativo. Este está compuesto por el alumno, el maestro, los directivos y los padres de familia, ellos son los que tienen más influencia en el rendimiento académico del niño.
La escuela usa la información sola una vez
Entre el 90 y 93% de la información que genera una escuela se usa solo una vez. El reuso de toda esta información es la clave para mejorar el rendimiento de todos y cada uno de los alumnos de una escuela.
Usemos como ejemplo una tarea. Una vez calificada, el maestro la registra para incluirla en los cálculos al final del periodo y la entrega al alumno. Este la guardará para usarla al prepararse para el exámen.
En este escenario se generan 2 piezas de información, la tarea y la calificación, la tarea se usa para ser calificada y si el niño no la usa, nunca habrá un segundo uso. Por su parte, el único uso que se da a la calificación de la tarea, es para calcular la calificación del periodo.
La calificación del periodo no significa nada
Al final del periodo, el maestro usa las calificaciones de todas las tareas y exámenes para calcular la calificación del periodo, misma que se comparte con los integrantes del núcleo. El problema de esta calificación es que no tiene valor informativo, solo el maestro sabe los temas que incluye, y aunque tenga la mejor voluntad, no tiene forma, ni tiempo para notificar individualmente a cada padre de familia cuál es el problema.
Supervisión y Apoyo
El proceso educativo tiene como protagonistas al maestro y al alumno, pero este no podría existir sin directivos y padres de familia. Su supervisión y apoyo son indispensables para su buen funcionamiento.
Coordinadores y directivos son los facilitadores del proceso educativo, también son responsables de supervisar y apoyar al maestro. Al día de hoy ellos cuentan con las calificaciones del periodo, los comentarios de los padres de familia y algunas visitas al salón de clase. Esto y su experiencia, son la base de su toma de decisiones. Esta falta de información hace que el apoyo generalmente se limite a consejos para el manejo del grupo.
Expediente Académico les presenta la boleta, actualizada todos los días con toda la información contenida en el LMS (Learning Management System).


Les permite también profundizar en los temas y subtemas de la materia para determinar cómo está compuesta la calificación de la materia.


Y ver las calificaciones por alumno. Todo en una sola página en internet.


Por su parte los padres de familia tienen la responsabilidad de supervisar y apoyar al niño. Ellos tienen aún menos información, lo que hace muy difícil hacer una supervisión y apoyo adecuados.
Para ellos, Expediente Académico creó una aplicación para el teléfono que se actualiza con toda la información disponible para que ellos puedan supervisar en menos de un minuto, determinar si tienen que intervenir en 3 y estar listos para apoyar en 10.


Calificaciones al día y tareas que se deben de entregar
El plan de estudios y el reuso de la información
Toda actividad asignada por el maestro está ligada al plan de estudios, y esta es la clave para poder reutilizar la información y mejorar el rendimiento de todos los alumnos.
Cuando un maestro liga una actividad al plan de estudios, comunica al núcleo cuál es el tema que se está trabajando lo que permite coordinación, medición y el apoyo que necesitan el alumno y el maestro.
El maestro puede comparar los resultados con resultados de otros ciclos u otros grupos para determinar si los métodos y materiales son efectivos; coordinadores y directivos detectan anormalidades, y pueden apoyar al maestro antes de que esta se vuelva un problema; el alumno identifica con claridad qué es lo que está estudiando, lo que le facilita la consulta de fuentes externas ya sea para recuperar conocimientos perdidos o expandir su conocimiento cuando el tema es de su interés, y los padres de familia identifican claramente qué es lo que están supervisando lo que hace que el apoyo al niño es más efectivo.


Extender el salón de clase a casa
Todos los días, los niños llegan a clase con diferentes niveles de madurez, interés, ganas, ritmos, etc. Estos niveles hacen imposible al maestro lograr que todos los alumnos aprendan al mismo tiempo. Este problema se multiplica si consideramos que los planes de estudio son extensos e impiden que el maestro le dedique el tiempo necesario a cada tema para garantizar que todos aprendan.
Expediente Académico permite al maestro “publicar” la clase, de tal forma que si el niño no entiende durante la clase, puede continuar el aprendizaje en casa.
La otra ventaja de extender la clase a casa, es que la supervisión y el apoyo al alumno por parte de los padres se simplifica. Los padres se involucran creando un círculo virtuoso que mejora el rendimiento del niño.


Comunicación tematizada y regulada
Es bien conocido que la comunicación entre la escuela y los padres de familia es complicada. Por un lado tenemos a padres de familia que están frustrados porque sus hijos no logran el rendimiento deseado y por el otro tenemos a maestros y directivos preocupados por demandas y agresiones.
Para facilitar comunicaciones efectivas, Expediente Académico maneja comunicaciones tematizadas. En estas el padre de familia/alumno escoge un tema o tarea, de ahí escoge una de las opciones para iniciar la comunicación. Opciones como:
- Mi hijo entendió todo
- Mi hijo está teniendo problemas para entender.
- Mi hijo tiene problemas con el ejercicio X
- Nos podría proporcionar más ejercicios
- etc.
El maestro recibe este mensaje y actúa como lo considere conveniente, ya sea agregando información a lo publicado o estableciendo un contacto directo y privado. Para garantizar la seguridad de todos, todas las comunicaciones se guardan.
Maestros y directivos pueden iniciar comunicación directa con los padres de familia/alumno. Esta puede estar tematizada (pero no es necesario), para comunicarles lo que consideren conveniente.
Conclusión
Expediente Académico es la única herramienta diseñada para ser parte del proceso educativo. Da al núcleo la información que necesita para ser más efectivo en lo individual y lo colectivo. En lo individual porque da a cada uno la información que necesita para tomar mejores decisiones. y en lo colectivo porque permite una comunicación dirigida que permite la coordinación entre los integrantes sin necesidad de juntas.
Expediente Académico es la herramienta que permite al alumno sobreponerse a las dificultades que tendrá durante su vida escolar.